Selbstorganisation im Alltag – 5 einfache Methoden

Du kennst das sicherlich auch: Es gibt Stunden, die ziehen sich wie Kaugummi, du klebst seit Ewigkeiten an ein und derselben Aufgabe und nichts bewegt sich. Und dann wieder: Diese goldenen Momente, in denen du in rasantem Tempo all deine To-Dos abhakst und dabei kaum an Energie verlierst. Ja, nahezu euphorisch gen Feierabend fliegst und weißt: Heute hast du echt was geschafft.

Doch diese Flow-Zustände sind keine reinen Glückssträhnen. Tief im Inneren weiß jede von uns, wann, wo und unter welchen Umständen sie am produktivsten ist. Und um dieses – manchmal etwas vergrabene – Wissen über uns selbst bestmöglich zu nutzen, um mehr Zeit für uns, unsere Lieblingsmenschen zu haben und natürlich auch, um uns neuen Projekten widmen zu können, möchten wir dir unsere 5 Top-Tipps zur alltäglichen Workflow-Gestaltung zu Gemüte führen.

1. Selbstreflektion

Es gibt produktive, aber auch zähe Arbeitstage. Um genau herauszufinden, unter welchen Umständen du schöpferisch und leistungsfähig bist, und was dich auf der anderen Seite blockiert, hemmt oder abhält, ist es sinnvoll, für zwei bis drei Monate ein Tagebuch zu führen. Hierfür notiere dir vorab einige Variablen, die deiner Meinung nach infrage kommen könnten. Hierzu könnten zum Beispiel folgende Punkte gehören:

• Uhrzeit
• Ort
• Geräuschkulisse
• Umgebung

Denk dran: Du bist hier völlig frei und auf deine eigene Intuition angewiesen. Wenn du zum Beispiel vermutest, deine Kleiderwahl oder das Wetter könnte Einfluss auf deine Motivation haben, dann notiere auch diesen Unterpunkt.

Nun empfehlen wir, jeden Abend Notizen zu deinen Variablen zu machen und abschließend eine Bewertung von 1 bis 3 Sternen für die Einschätzung deiner Produktivität geben. Am Wochenabschluss resümierst du dann die Tage und schaust, ob 1 bzw. 3 Sterne in Korrelation mit bestimmten wiederkehrenden Merkmalen stehen. Am Ende des Monats wiederum vergleichst du die Wochen. Nach drei Monaten kannst du dann vermutlich ziemlich genau benennen, was dir und deiner Produktivität guttut und was dich von deiner Arbeit abhält.

Doch reine Reflektion hilft natürlich nicht! Jetzt kommt es selbstverständlich noch darauf an, die Erkenntnisse zu nutzen. Versuche möglichst oft Umstände herzustellen, die sich positiv auf dich auswirken. Eliminieren im Gegensatz dazu die kontraproduktiven Verhaltensweisen!

Auch hier hilft es, sich einmal die Woche Zeit zu nehmen und die Erfolge wertzuschätzen und möglicherweise nachzujustieren. Plane nicht nur deine Wochenaufgaben, sondern eben auch das ganze Drumherum!

2. Planung und To-Do Listen

Sicherlich gehst du auch häufig mit den Gedanken an den nächsten Tag ins Bett, der Berg an Arbeit türmt sich in deinem Kopf auf und wenn du ganz ehrlich bist, halten dich die Aufgaben, die eigentlich für den nächsten Tag bestimmt sind, schon in der Nacht gedanklich ganz schön auf Trapp! Keine Sorge, dies liegt nicht an deiner vermeintlich geringen Belastbarkeit, im Gegenteil: Menschen in Führungsposition sind meist sehr gewissenhaft und verantwortungsbewusst. Nicht verwunderlich daher, dass ein konsequentes Abschalten nach Feierabend häufig nicht möglich ist. Aber es gibt Abhilfe. Deshalb raten wir dir, vor deinem Feierabend einen gut strukturierten Plan für den nächsten Tag zu entwerfen. Wichtig hierbei: Schreibe nicht einfach eine To-Do Liste, sondern terminiere die Aufgaben in konkrete Zeiten. Dabei sind folgende Faktoren essentiell wichtig, um eine nachhaltige Arbeitsgestaltung zu formulieren, die nicht als Belastung empfunden wird:

1. Zergliedere alle Aufgaben in möglichst kleine Teilschritte.
2. Beginne mit genau der Aufgabe, die dir am wenigsten Spaß macht. Denn wenn du diese gleich zu Beginn erledigt hast, kannst du erstens erleichtert und stolz über deinen ersten Tageserfolg sein, die Energie eines Erfolgserlebnisses generieren und zweitens läufst du nicht Gefahr, diese Aufgabe den ganzen Tag vor dir herzuschieben und dich womöglich selbst zu sabotieren, indem du dein Tempo künstlich verlangsamst. Diese Methode nennt man übrigens Eat-The-Frog!
3. Pausen sowie auch „schöne“ Aktivitäten sollten ebenso Bestandteil der Liste sein. Sorge für ausreichend Bewegung, gesunde Ernährung und – falls dir danach ist – plane auch einen Mittagsschlaf oder einen kleinen Kaffeeklatsch mit den Kolleginnen ein.
4. Denke daran, in deinem Ablauf dringend Pufferzeiten mitzudenken: Denn nicht selten werden wir durch kleine und große Überraschungen aus der Bahn geworfen. Wenn du diese aber von vornherein mit einplanst, wird dir nichts passieren und du kannst einfach locker bleiben.
5. Erledige ähnliche Aufgaben hintereinander. To-Dos, die von uns entweder den gleichen Ort, dieselbe Herangehensweise oder angrenzende Themenfelder bedienen, sollten hintereinander erledigt werden, damit unser Gehirn nicht ständig hin- und herspringen und sich auf neue Zustände einstellen muss. So sparst du Zeit und behältst den Fokus!
6. Eine To-Do-Liste ist chronologisch aufgebaut und daher: Verzichte auf Multitasking!

Es ist ebenso ratsam, nach dem Aufschreiben des Tagesplans noch einmal zu überprüfen, ob das Arbeitspensum wirklich realistisch und machbar erscheint. Falls nicht, korrigiere deine Liste, indem du vielleicht sogar Aufgaben delegierst oder sie auf den darauffolgenden Tag verschiebst, wenn sie nicht dringlich sind.

3. Klare Verhältnisse

Achte auf Ordnung an deinem Schreibtisch. Dazu gehört sowohl die Organisation deiner Zettelwirtschaft als auch eine sinnvolle Aufstellung deiner Arbeitsutensilien. Alles, was du brauchst, sollte in greifbarer Nähe zu finden sein! Du musst natürlich nicht absolut konsequent ein Clean Desk durchziehen. Wenn du persönliche Gegenstände auf deinem Tisch deponieren möchtest, muss sich das nicht negativ auswirken. Aber bedenke: Ein ordentlicher Arbeitsplatz unterstützt ein geordnetes Inneres.

Um deinen Fokus und klare Gedanken zu halten, ist es außerdem ratsam, für eine bestimmte Zeit unerreichbar zu sein. Blockiere deine Benachrichtigungen, schalte dein Handy aus/ oder auf Flugmodus, ggf. deaktiviere selbst an deinem PC das W-LAN. So eliminierst du von Beginn an Ablenkung. Um in dieser Zeitspanne nicht ständig auf die Uhr zu schauen, macht beispielsweise eine Eier- oder Sanduhr am Schreibtisch Sinn (hierzu mehr in Punkt 4). Im Gegensatz zu diesen Phasen der Enthaltsamkeit kannst du in deinem Tag aber auch Zeiten einpflegen, in denen du in aller Ruhe deine Nachrichten beantwortest und die Neuigkeiten des Tages checkst!

4. Pomodoro-Technik

Du siehst immer noch rot in Sachen Workflow? Wir auch, denn die Pomodoro-Technik hat seinen Namen von dem italienischen Wort „Pomodoro“ und bedeutet „Tomate“. Ein Hinweis auf die bekannte Tomaten-Eieruhr. Übrigens, der Erfinder dieser Methode, ebenso Italiener, Francesco Cirillo, entwickelte diese Methode vor allem deshalb, weil er während seines Studiums selbst so gerne trödelte, und sich daher ein System aneignen wollte, welches ihm dabei half, sich besser zu fokussieren und zu konzentrieren. Wie geht das Ganze denn nun? Eigentlich ganz einfach:

Ein kompletter Pomodoro-Durchlauf wird mit 2,25 Stunden bemessen. Begonnen wird mit der Auswahl der Aufgaben, die du in dieser Zeit schaffen willst. Dabei musst du dich natürlich klug entscheiden. Welche To-Dos haben Priorität? Jetzt stellst du deinen Wecker auf 25 Minuten. Am besten verwendest du hier tatsächlich eine klassische Eieruhr, damit du nicht Gefahr läufst, dich beim ständigen Spicken aufs Handy ablenken zu lassen. Nun fokussierst du dich exakt diese 25 Minuten auf nichts Anderes als die ausgewählte Aufgabe. Daraufhin folgen 5 Minuten Pause. Stelle auch hierfür den Wecker!

Anschließend wiederholst du das Ganze viermal. Darauf folgen dann 30 Minuten Pause und dein erster Pomodoro-Zyklus ist geschafft. Dies kannst du – je nach Lust, Laune, Zeit und Co. – beliebige Wiederholungen ansetzen. Wichtig ist, in jedem Fall streng in den vorgegebenen Zeitfenstern zu agieren und diese unter keinen Umständen zu verschieben.

Während der Fokus-Zeit ist es dienlich, sich an die Vorsätze aus unserem 3. Punkt zu halten. Ebenso erscheint es sinnvoll, nicht nur darauf zu achten, die Arbeitszeit nicht zu vertrödeln, sondern auch die Pausen befriedigend zu nutzen. Nimm dir auch hier konkrete Dinge vor: Hol dir einen Kaffee/ Tee! Rüste dich für deine nächste Fokus-Zeit aus! In der langen Pause nach dem vierten Pomodoro macht auch ein kleiner Spaziergang oder eine kleine Yoga-Übung Sinn! Bewegung bringt den Kreislauf in Schwung und fördert die Produktivität.

5. Inspiration

Nicht nur die dringlichen Aufgaben gehören auf deinen Arbeitsplan. Eine Arbeit, bei der du nur reagierst und nie agierst, wirkt auf Dauer auslaugend. Also schau, dass du dich immer mit frischer Inspiration versorgst. Dies kann ein Hineinschnuppern in die Arbeitsbereiche deiner Mitarbeiter*innen sein, ein Gespräch über Schnittstellen und Ansichten, aber auch ein freies Brainstormen für anstehende Vorhaben, um ggf. Optimierungspotential zu entdecken. Nicht zu unterschätzen und maßgeblich wertvoll ist aber auch der Input, der erst einmal keinen ersichtlichen Zusammenhang zu deiner Arbeit zu haben scheint. Besuche eine Ausstellung, geh mal wieder ins Kino, triff dich mit spannenden Menschen – du wirst sehen, neue Begegnungen, Bilder und Erlebnisse sorgen für neue Verknüpfungen im Kopf. Nur so kannst du nicht nur systematisch logisch denken, sondern eben auch über den Tellerrand hinaus Potenziale erkennen, Synergien nutzen und dir deine Motivationen und ein positives Mindset behalten. Eingefahrene Strukturen tun niemandem gut und wer die Welt um sich herum nicht mehr wahrnimmt, wird kaum mehr kundenorientierte Produkte und Dienstleistungen anbieten können, geschweige denn ein motiviertes Team leiten. Also: Achte auf frischen Wind und Durchzug in deinem Kopf!

Wir wünschen dir viel Freude beim Ausprobieren! Gib dir Zeit, dich kennenzulernen und beobachte dich neugierig beim täglichen Optimieren deiner Arbeitsumstände!